Google电子表格

当涉及到组织财务数据时，Google Sheets是全球使用广泛的工具之一。它是Google开发的功能强大的电子表格软件工具。此工具与Microsoft Excel几乎相似，但不提供Excel中的所有高级功能。尽管如此，Google Sheets正变得越来越受欢迎，并且被大多数人用来管理日常任务。有些人错误地称其为“Google Excel”或“Google电子表格”。有必要学习这个强大工具的基本概念，并且对于在上面工作有信心。

在这篇文章中，我们讨论了谷歌表格（错误地称为“谷歌Excel电子表格”）的概念，这将帮助我们熟悉它并作为初学者开始使用它。

Google表格是什么

谷歌表格是一款免费的基于云的电子表格应用程序。这意味着我们可以像普通网页一样在网页浏览器中打开它，并具有强大的数据分析功能。它允许我们存储和组织不同类型的信息，就像微软Excel一样。

大多数人认为电子表格只适用于某些人处理复杂的数字和数据。然而，我们可以将电子表格软件用于各种日常任务。例如，我们可以使用谷歌表格来管理预算，规划花园，创建发票，或者任何我们能想到的其他任务；电子表格是组织信息的好方法。

以下图片显示了一个空白谷歌表格的界面，通常是我们创建新电子表格时的第一个屏幕：

为什么我们应该选择Google Sheets而非Excel

虽然Google Sheets相对较新，缺乏Excel的许多高级功能，但它具有一些出色的功能，使人们选择它而非诸如Excel等已经确立的电子表格软件。以下是一些Google Sheets的重要功能：

免费使用： 与Excel不同，我们不需要购买任何Google Sheets的软件许可证。个人使用完全免费。此外，我们不需要雇佣IT专员来配置、部署和维护这个工具。

简便协作： 使用Google Sheets可以轻松共享文件。此外，它允许多用户同时在同一个共享文件上工作。用户还可以在工具本身进行聊天。有管理员访问权限的人甚至可以检查由用户分别编辑的修改。

云支持： 由于Google Sheets是一种基于云的工具，我们可以从任何设备和任何地方编辑、查看或与他人共享文件。此外，它为所有人提供了“单一版本”，以消除协作用户之间的版本控制问题。

无存储问题： 与Excel不同，我们不需要在系统上安装Google Sheets。它可以直接在Web浏览器中使用。因此，与安装其他常规软件或程序不同，系统上不需要足够的自由存储空间。

简便数据导入： 使用Google Sheets导入数据比其他软件或工具更加简便。我们可以轻松从其他Google服务、网络甚至系统存储中提取信息。

脚本支持： 在Google Sheets中使用脚本非常简单。我们可以利用基于Java的Google应用脚本并连接到API（应用程序编程接口）而无任何困难。

支持Excel： 由于Excel仍被广泛使用，Google Sheets允许我们通过它打开Excel文件并将其转换为Google Sheets或反之亦然。

Google Sheets基础：了解Google Sheets用户界面

在我们讨论一些Google Sheets的基本操作步骤之前，我们必须了解一些关键术语，并熟悉Google Sheets的界面。然而，它们几乎是在其他电子表格软件（包括Excel）中找到的相似术语。

让我们简要地了解它们：

单元格： 单元格指的是电子表格中的单个数据点，由矩形框表示。它是行和列的交叉点。每个电子表格包含多个单元格，因此每个单元格都有一个唯一的地址。单元格的地址由表示列的字母和表示行的数字组成。

例如，下面的图片显示了一个Google表格中的单元格。在这里，该单元格是第1行和A列的交叉点。因此，它用单元格A1表示。

列: “列”是指电子表格中垂直排列的一组单元格。每一列都用一个唯一的字母表示，从字母A开始。

在下面的图像中，Google Sheets中选择了列C：

行： 行指的是电子表格中从左到右水平排列的一组单元格。每行由一个唯一的编号表示，从数字1开始。

在下面的图像中，Google Sheets中选择了第2行。

范围: 范围是指电子表格中特定的单元格选择。

在下面的图片中，从数字1到数字5在C列选中了行。因此范围由C1:C5表示，在名称框中显示。

表格标题： 表格标题指的是给特定电子表格的文件名。默认情况下，在创建新的电子表格时显示名称为“未命名电子表格”的标题。

电子表格标题显示在电子表格的顶部，如下图所示：

工具栏菜单： 工具栏菜单包含几个标签，每个标签进一步包含多个选项。具体来说，工具栏菜单提供了各种方式来编辑和修改电子表格。我们可以点击任何一个菜单标签，从列表中选择所需命令。

工具栏菜单位于Google Sheets的顶部，在电子表格标题下方：

Google Sheets 自动保存每次对现有文件的更改。此外，它还会在工具栏菜单旁显示一个通知，通知我们上次更改在电子表格中保存的时间。除此之外，工具栏菜单前面的图标可用于导航回 Sheets 主页。

快捷工具栏： 快捷工具栏包含一些用于格式化电子表格中数据的快速选项，如字体样式、字体大小、文本对齐、文本颜色等等。

快捷工具栏位于工具栏菜单下方，如下图所示：

公式栏： 公式栏是一个字段，允许我们在电子表格中输入/编辑特定单元格的数据、函数和公式。当我们选择包含公式的任何单元格时，公式栏还会显示适用于相应单元格的公式。

公式栏位于名称框旁边，由符号“fx”表示，如下图所示：

表格工具栏： 表格工具栏帮助我们在工作簿内管理表格。我们可以使用这个工具栏插入、重命名、删除表格。它位于窗口底部，如下图所示：

功能： 功能指的是内置的电子表格函数，用于计算值、操作数据等。在Google表格中，我们可以通过导航到 **插入 >函数。 **

公式： 公式是指通过计算特定值的组合函数、单元格、范围和运算符，以获得期望的结果。

工作表/工作表： 工作表是指由多行和列组成的单个页面，它是电子表格的主要工作区域。

电子表格/工作簿： 电子表格/工作簿指的是包含一个或多个工作表数据的文档/文件。Google电子表格通常保存在Google Drive上。然而，我们可以下载特定文件到我们的设备以便离线使用。

使用Google表格

一旦我们熟悉了Google表格的基本术语，我们就必须学习如何使用Google表格。让我们从基本的事情开始：

从Google表格开始

有几种方法可以开始使用Google表格。然而，最简单的方法是使用他们的官方网站。以下是启动Google表格的步骤：

• 首先，我们需要打开任何网络浏览器，比如Google Chrome、Microsoft Edge、Firefox等。之后，我们需要导航到以下链接：https://docs.google.com/spreadsheets/
  

• 接下来，我们必须使用Google账号登录Google表格。如果我们已经登录，那么我们将直接重定向到Google表格的主页。主页如下所示：
  

该页面还显示了一些默认模板。

创建新表格

我们可以从Google表格主页创建一个新的电子表格。我们可以点击 加号（+） 或带有文本 ‘空白’ 的方格来创建一个空白的表格。大多数人使用它从头开始并开始处理他们的数据和格式。

此外，我们还可以选择包含一些出色格式和示例数据的任何默认模板。Google Sheets提供了多种模板供我们从模板库中选择。

命名/重命名一个表格

创建一个新的表格后，为其分配一个新名称是最基本的步骤。要做到这一点，我们需要点击窗口顶部的框，该框显示为“无标题电子表格”，然后将其更改为任何所需的名称。

此外，我们可以通过导航到 **文件 > 重命名 ** 来重命名工作表。

一旦我们输入了所需的表格名称，它将自动保存。

打开一个已存在的表格

如果我们在设备上有一个Excel文件并且想要使用该现有文件进行工作，我们需要首先在Google表格上导入/打开它。我们需要导航至 文件>打开 或 文件>导入 。

然后，我们必须点击“上传”按钮，并使用文件浏览器在设备上找到文件。一旦我们点击了特定的文件，它将在Google表格上打开。

添加数据到表格中

打开一个空白表格后，会显示编辑窗口，我们可以在其中插入所需的数据。我们必须选择所需的单元格，并输入要插入的内容。在选定的单元格中输入内容后，我们必须按Enter键。通过这种方式，我们可以将数据插入到所有需要的单元格中。

单元格的内容会在单元格和公式栏中显示。

注意：我们还可以从其他程序中复制、剪切、粘贴或拖放数据到Google表格中。此外，我们还可以从其他支持的电子表格程序导入数据。

删除表格中的数据

我们可以删除Google表格中任何单元格的数据/内容。首先，我们需要选择特定的单元格，然后按下键盘上的 ‘删除’ 或 ‘退格’ 按钮。这将删除单元格的内容。

此外，如果我们想要删除最近添加的数据，我们可以使用Ctrl + Z快捷键撤销更改。需要注意的是，它只能撤销我们执行的最后一步操作。

在表格中进行数据格式化

一旦我们在表格中有了内容，我们可能需要调整一些格式。大多数格式可以直接从快捷工具栏进行控制。

如果我们想要对数据进行广泛的格式化，可以从 格式 选项卡中访问高级的格式化选项。

在表格中使用函数

和其他电子表格程序一样，Google表格也允许我们在空单元格中使用等号(=)并获得我们想要使用的函数。

假设我们在单元格A1中输入4，在单元格B1中输入5。接下来，我们在单元格C1中输入 =SUM(A1,B2) 。通过这样做，单元格C1将显示在单元格A1和B1中给定的值的总和。

这样，我们可以在Google Sheets中插入任何所需的函数。如果我们记不起任何特定的函数，可以通过导航到插入>函数访问支持的函数列表。

打印表格

如果我们想要在Google Sheets中打印表格，我们可以直接从网页浏览器中发出打印命令。我们不需要将表格下载到本地存储。

要进行打印，我们必须导航到 文件 >打印。

我们必须在下一个屏幕上选择打印偏好设置，例如页面设置、页面方向、纸张大小、布局、默认打印机等。一旦我们完成设置，我们需要点击“打印”按钮。

这将相应地生成打印的表格。

保存表格

如上所述，我们在Google表中所做的所有更改都会自动保存到现有文件中，并且工作表文件/电子表格保存在Google Drive上。但是，当我们想要将任何特定文件保存到我们的设备时，必须按照以下步骤进行操作：

• 首先，我们必须在Google表中打开所需的电子表格。之后，我们需要导航到 文件 >下载。
  

• 在下一个屏幕上，我们需要选择要保存电子表格的所需文件格式。
  

• 选择所需格式后，文件将开始下载。根据下载设置，浏览器有时可能会要求我们保存或打开特定文件。我们可以相应选择所需选项。
  

注意：默认情况下，我们创建或使用的任何工作表都保存在Google Drive上。因此，我们也可以从那里启动特定的工作表。

Google Sheets快捷键

与Excel一样，Google Sheets也支持快捷键，允许用户快速执行特定任务。通过使用快捷键，用户通常可以省去相应工作流程的两三个步骤。

以下表格显示了Google Sheets最常用的快捷键，包括相应的操作：

在上面的表格中，可以看到大多数键盘快捷键也适用于Excel。所有上述快捷键在使用Google Sheets时兼容Chrome（PC版）。但是，在其他PC端的网页浏览器上也可以正常工作。

注意：要使用功能键（F1，F2 … F12），我们必须先通过键盘上的“Fn”按钮激活它们。这对一些键盘可能不是必需的。

Google Sheets扩展

由于Google Sheets目前是MS Excel的头号竞争对手，它提供了对几乎所有Excel中常见的文件格式的支持。但是，Excel的某些功能在Google Sheets中可能不总是有效。

以下是Google Sheets支持的最常见文件扩展名：

任何上述的文件类型都可以轻松导入到Google表格中。然而，Google表格只允许我们以XLSX，ODS，PDF，HTML，CSV和TSV格式下载文件。