Excel 应用数据验证

在Excel工作表中应用数据验证，阻止用户向Excel单元格输入无效数据。在上一章中，我们简要介绍了数据验证的优势、类型以及有关数据验证的所有所需信息。现在，我们将向您展示如何在Excel工作表上实际实施数据验证。

在本章中，我们将逐步讨论每个验证步骤，并附带示例。因此，到本章结束时，您将没有任何疑问。本章将涵盖的主题有：

• 数据验证类型
• 在列上应用数字验证
• 在列上应用下拉列表验证
• 创建和应用自定义验证
• 查找带有验证的单元格
• 从一列复制验证到另一列
• 清除所有验证

数据验证类型

以下是每个Excel用户在其Excel工作表中使用的验证的三个类别。有关详细信息，请参阅我们以前的章节（Excel中的数据验证）。

• 预定义数据验证（数字、小数、文本长度、日期和时间验证）
• 下拉列表数据验证（列表验证）
• 自定义数据验证（用户定义的验证）

尽管用户需要其他各种验证，但它都属于预定义数据验证，例如数字、文本长度、日期和时间验证。我们将描述每个类型的一个验证。

在列上应用数字验证

我们将使用一个Excel工作表，并将 数字验证 放在其中一列中以限制输入。在这里，我们有以下步骤来在Excel工作表中的某一列上应用数字验证。

步骤1： 打开Excel表格，并定义列的名称以指示用户在其中输入数据。

步骤2： 现在，选择您想要应用数字验证的一列。例如，选择年龄列。

步骤3： 在Excel菜单栏中导航到 Data 选项卡，并点击 Data Tools 下的 Data Validation 。

步骤4： 默认的数据验证面板将打开，您将看到三个选项卡，即设置、输入信息和错误警告。

步骤5： 在“设置”选项卡中，从 “允许” 下拉列表中选择一个验证选项。我们将选择 “整数” ，这将在面板上启用更多设置。

步骤6: 现在，从 Data 下拉列表中选择一个条件。例如，如果您选择了 大于或等于 的条件，您还需要输入更多信息。

步骤7： 定义大于条件下各自字段的最小值。

根据此条件，用户在验证列中输入的值必须大于或等于20。这意味着员工的最小年龄必须为20岁。

注意：暂时不要按确定按钮。

设置输入消息

步骤8: 在设置选项卡旁边，导航到 输入消息 选项卡。

步骤 9： 在此处提供一个标题和一个自定义消息，将在选择的验证单元格中显示。

设置错误提示

步骤 10： 最后一步是-导航到 错误提示 标签。从列表中选择一个样式，可以是停止、警告或信息。

步骤 11： 现在，在相应的字段中输入标题和警告消息，以便在用户输入错误值时显示警报。

一切都设置成功了；点击 确定 按钮以保存所有更改。

数字验证已成功应用于年龄列。输入一些数据到验证列，并检查验证结果。

输出1：输入信息

当用户选择具有验证的单元格时，Excel显示一个信息，该信息是在对单元格应用验证时设置的。该信息包含您可以在验证列中输入什么类型的值。

请参阅以下输出：

输出2: 正确的输入

当用户在已验证的列中提供正确的输入并按下 Enter 键时，不会发生错误，数据被成功接受。您将获得如下所示的输出：

输出3：警告信息

最后的输出是一个警告信息。当用户在经过验证的单元格中输入错误的值并按下 Enter 键时，它会显示出来。查看输入错误值的输出。

在这里，要么重试，要么在同一个单元格中重新输入值，要么取消当前输入。

输入错误数据类型后的输出

尽管显示输入消息，如果您还试图在数字验证字段中输入文本输入，该值将不被单元格接受，并且将向您显示警告消息。

因此，所有验证方法的工作方式都是相同的。但使用的方式和位置是不同的。

在列上进行下拉列表验证

在列上进行验证的方法与所有其他验证方法完全不同。当我们向您展示时，您将看到它的不同之处。

这是一种输入验证，在Excel工作表中为用户提供预定义的选择，以便提供输入。因此，您在Excel单元格中提供输入的唯一选项是从下拉列表中选择输入值。

这里，我们有以下步骤来在Excel工作表中的列上应用列表验证。

创建列表验证的步骤

我们在之前使用的Excel表中添加了另一列（性别）以定义此验证。

步骤1： 选择此 性别 条目，并导航到菜单栏中的 数据 选项卡。

步骤2： 在这里，点击“ 数据验证 ”（位于数据工具部分）。

步骤3： 在设置选项卡中，点击 允许 下拉按钮并选择 列表 ，以创建性别列的下拉列表。

步骤4： 在相同的设置选项卡中，在 源 字段中以逗号分隔提供数值。这些值将显示在已验证列的每个单元格旁边。

步骤5： 现在，如果你想提供任何输入消息，请移动到相应的选项卡，并在此处输入自定义消息。

步骤6: 类似地，对于错误输入的停止、警告或信息提示，导航到数据验证面板中的 警告 选项卡。

步骤7： 完成所有步骤并点击 确定 按钮以完成列表创建/验证过程。

为性别列的每个单元格输入创建一个下拉列表。因此，该列经过验证。

步骤8： 查看下面的输出，了解如何在验证的单元格旁边添加下拉按钮，当选中单元格时，该按钮将可用。

步骤 9： 点击下拉列表，并从列表中选择正确的性别，以在性别字段中提供输入。

步骤10： 查看值是否没有任何中断地输入。

创建并应用自定义验证

除了所有这些内置的验证规则之外，您还可以使用自己的公式设置自定义验证。这些自定义验证允许用户定义自己的验证，这些验证在预定义的验证列表中不可用。

自定义验证使用户能够编写自己的公式来验证数据。因此，创建者需要输入一个公式。 例如 ，自定义验证来验证电子邮件地址。

创建自定义验证的步骤

在这里，我们有以下步骤来创建自定义验证并将其应用于Excel工作表的一列。在创建电子邮件自定义验证之前，我们将在之前使用的Excel工作表中添加一个电子邮件列。

步骤 1： 打开您需要定义自定义验证的Excel工作表。选择一个要应用自定义验证的列，并导航到 Data 标签。

步骤 2: 在这里，点击 Data Validation ，在Data tools部分下面。

步骤3： 在设置选项卡中，点击 允许 下拉按钮，并从列表中选择 自定义 来定义自定义验证。

当您从列表中选择Custom时，它会启用一个额外的字段（Formula）来定义您自己的公式。

步骤4: 在这里，在 Formula 字段中输入公式以创建自定义条件。由于我们正在创建电子邮件验证，因此写入以下公式：

步骤5： 现在，与其他预定义验证类似，导航到 输入消息 选项卡，在用户输入数据之前给出预先输入的指令。

我们只提供了输入信息，没有提供标题。

步骤6： 转到最后一个错误警告选项卡，并在此处定义相同的警告信息。

成功创建并应用了自定义电子邮件验证规则，应用在Excel工作表的F列（电子邮件）上。

输出1：无效的电子邮件

当用户输入一个无效的（没有@符号）电子邮件地址并按下回车键时。验证的Excel单元格不接受电子邮件，并显示错误提示。

点击 重试 按钮，将电子邮件地址重新输入到F2单元格。

输出2：有效的电子邮件

现在，输入一个有效的带有@符号的电子邮件地址，并查看结果。电子邮件现在被验证的Excel单元格接受，并且没有弹出错误警告。

看到电子邮件被验证的Excel单元格接受了。

查找具有验证的单元格

通常，当我们不将输入消息和警报消息传递给经过验证的单元格时，它们无法解释单元格是否已经验证。在这种情况下，查找具有验证的单元格会出现问题。

Excel提供了一个功能，让用户通过“转到”来查找所有具有验证的单元格。它会高亮显示所有经过验证的单元格和列。

以下是一些简单的步骤，可以了解Excel工作表中所有经过验证的单元格：

步骤1： 打开要查找经过验证的单元格的Excel工作表。

我们在这个工作表中有一些验证。

步骤2： 按下 Ctrl+G （Go To的快捷键）以打开Go To面板，在底部左下角点击 特殊 按钮。

步骤3： 在”Go To Special”中，在列表中选择”数据有效性”单选按钮。

保留数据验证单选按钮下的 全部 选项来查看所有验证，现在点击 确定 按钮。

步骤4： 在下面的Excel截图中，所有用灰色标记的单元格/列都是经过验证的单元格。

看到B列（EMP_NAME）、C列（AGE）和E列（GENDER）被突出显示，这意味着这些列应用了特定的验证。

因此，这是在Excel工作表中找到具有验证的单元格的方法。

将验证从一列复制到另一列

有时候，我们需要将相同的验证应用到多个列中。在这种情况下，最好将验证从一列复制到另一列，而不是在每一列上分别应用验证。

复制验证可以节省用户将验证逐个应用到每一列的时间。复制验证并不复杂，只需两个简单的步骤：复制和特殊粘贴。

现在，我们将通过一个示例向您展示如何在Excel表格中进行此操作。

步骤1： 我们有以下Excel数据表。在此示例中，我们将复制年龄列的验证。

步骤2： 选择您要复制的列/单元格，并按下复制的 Ctrl+C 快捷键。

注意：“不要简单地使用Ctrl+P粘贴，这只会粘贴数据，而不包括验证。这次你必须使用Excel的“特殊粘贴”选项来复制粘贴验证。”

步骤3： 现在，转到您想要粘贴验证的列。如果您选择单个单元格，验证将仅应用于该单元格。如果选择整个列，验证将粘贴到所选列的所有单元格中。

步骤4： 右键单击所选列，在这里选择 特殊粘贴 选项。

步骤5： 将打开一个特殊黏贴对话框，在对话框中选择 验证 单选按钮，然后点击 确定 按钮完成操作。

验证现在已从一列复制到另一列。你可以自己看到验证已被复制。

现在，是时候学习如何删除Excel工作表上应用的所有验证了。

从Excel工作表中清除验证

通常情况下，我们会对任何一列应用错误的验证。在这种情况下，我们需要从该列中删除该验证。Excel允许用户清除已验证的列或单元格中的验证。

您可以从整个工作表中删除所有验证，也可以单独从一列中删除验证。完全取决于您。这两种情况的步骤完全相同。唯一的区别是-选择整个工作表以从整个工作表中清除所有验证，或者选择只有一个特定列以仅从一列中删除验证。

清除验证的步骤

我们有几个简单的步骤来清除Excel工作表中的验证。

步骤1： 选择您要删除验证的单元格范围或所有单元格。

我们选择了所有单元格（整个工作表）。

步骤2： 前往 **数据选项卡 > 数据工具 > 数据验证 ** 。

步骤3： 它可能会要求以下信息，忽略该信息，只需点击 确定 即可。

步骤4： 会打开一个数据验证选项卡，在其中点击 清除所有 按钮，然后点击 确定 按钮。

步骤 5： 已成功移除所选单元格上的所有验证，并将您的验证还原为普通的 Excel 工作表，不再包含任何验证。