Excel 如何将文件保存为PDF文件

MS Excel是一款广泛使用的电子表格软件，很多公司在不同领域都利用它的好处。对于大多数公司和个人来说，它已经成为不可替代的软件。由于使用广泛，有时候需要将Excel文件保存为PDF（便携式文档格式）以满足各种目的，包括以下几个方面：

• PDF文件易于打开，甚至可以在Web浏览器中打开，而要打开Excel文件，需要在设备上安装Excel软件。
• PDF文件以适合打印而闻名，因为数据格式通常不会在PDF文件中出现问题。
• PDF文件非常适合分发，因为这些文件易于访问。
• PDF文件不易编辑，因此数据相对安全，不容易被更改。

因此，了解将Excel文件保存为PDF文件的过程非常重要。这将帮助我们在需要时将任何Excel文件保存为PDF格式，并提高工作流程的生产力。有许多技巧/方法可供我们利用来执行此任务。

本文将讨论一些简单的方法，可用于保存或将Excel文件转换为PDF格式。

注意：在尝试保存或转换Excel文件为PDF之前，一定要保留原始文件的副本。这将有助于在出现任何问题时恢复数据。此外，我们可以检查PDF文件中的数据，并将其与原始文件进行比较，以确保所有数据都以适当的格式存在。

让我们逐个详细讨论这些重要的方法：

方法1：另存为PDF

这是一种最简单和广泛使用的将Excel文件保存为PDF的方法之一。大多数人已经使用过此方法将Excel文件保存为各种格式。此方法需要在设备上安装MS Office套件。此外，如果文件是从互联网下载或从其他计算机接收到的，需要管理员权限才能访问和修改它。

注意：重要的是要注意，此方法适用于MS Excel 2010及更高版本，因为早期版本（MS Excel 2007及之前）没有“另存为PDF”的选项。

根据此方法，我们需要使用MS Excel软件打开Excel文件。接下来，我们需要点击“ 文件 ”选项卡：

之后，我们需要点击“ 保存为 ”选项，并使用“ 浏览 ”按钮选择目标文件夹，以便将对应的文件保存在所需位置：

接下来，我们需要从下拉列表中选择文件类型为’ PDF ‘，选项名为’ 另存为类型 ‘。

在选择文件类型为 “PDF” 后，我们需要点击 “保存” 按钮，然后特定的 Excel 文件将以 PDF 格式保存。根据特定 Excel 文件的大小，这可能需要一些时间。

注意：建议在创建后查看转换后的Excel文件（PDF文件）。这是因为PDF文件有时可能没有正确的格式。在这种情况下，我们需要调整Excel文件的格式，并重新按照整个过程将Excel文件另存为具有正确格式的PDF文件。

方法2：导出为PDF

这是另一种将Excel文件保存为PDF文件的简单方法，该方法适用于MS Excel软件。与上述方法类似，我们首先需要使用MS Excel软件打开特定的excel文件，然后单击“ 文件 ”选项卡：

在此之后，我们需要从左侧菜单选项中点击“ 导出 ”选项，然后在接下来的屏幕上点击“ 创建PDF/XPS文档 ”按钮。接下来，我们需要点击图块“ 创建PDF/XPS ”，如下图所示：

接下来，我们需要输入文件名，并点击’ 发布 ‘ 按钮将特定的Excel文件保存为PDF。此外，我们还可以在此处选择优化选项，例如可以选择标准文件大小和最小文件大小之间。我们还可以使用’ 选项 ‘ 按钮访问更多功能。

点击”发布”按钮后，转换后的文件（PDF）将保存在选定的位置：

与第一种方法不同，在这种方法中，PDF文件的大小可以稍微减小。转换后的文件大小（PDF）小于上图中的原始Excel文件大小。因此，这种方法可以是发布创建的PDF文件在线或通过电子邮件共享的好选择。

方法3：使用快速访问工具栏即时发布为PDF

这是一种最快的方法之一，可用于将Excel文件保存为PDF。但是，在开始使用此方法之前，我们需要对其进行配置。这种方法通常会在快速访问工具栏中添加一个快捷方式。这个快捷方式使我们能够立即将Excel文件发布为PDF，而无需遵循上述方法中讨论的许多步骤。

要配置此方法，我们首先需要打开MS Excel软件，然后单击如下图所示的下拉图标：

接下来，我们需要从列表中点击“ 更多命令 ”选项：

在下一个窗口中，我们需要进入 快速访问工具栏 >所有命令>发布为PDF或XPS>添加>确定。

一旦配置完成，将会在 MS Excel 工具栏中添加一个快捷方式，可以在我们想要将电子表格保存为 PDF 格式时使用。快捷方式的图标如下图所示：

每当我们点击这个快捷方式时，它会直接打开一个窗口，在那里我们只需要输入文件名并点击“发布”按钮。当我们不断更新电子表格中的数据并将相关数据保存到不同的PDF文件中时，这种方法最有效。快速的快捷方式将节省大量时间。此外，我们可以在发布文件之前使用“选项”按钮来访问高级功能，如选择特定的工作表、页面等。

这种方法通常是上述方法（方法2）的一种简洁形式。

方法4：使用快速访问工具栏将邮件转换为PDF

这是另一种通过工具栏快捷方式操作的方法。但是，它可以同时执行两个操作。它将Excel文件转换为PDF格式，然后使用该特定PDF附件组成一封新邮件。这种方法对需要以PDF格式发送电子表格的人非常有用。与上述方法一样，我们首先需要在快速访问工具栏中配置一个快捷方式。

我们需要在MS Excel软件中点击快速访问工具栏的下拉图标来配置此方法。

接下来，我们需要从列表中选择“ 更多命令 ”选项：

在下一个窗口中，我们需要转到 快速访问工具栏 >所有命令>邮件作为PDF附件>添加>确定。

一旦配置完成，将会在MS Excel软件的快速访问工具栏上添加一个快捷方式。每当我们想要以PDF格式发送电子表格时，可以使用该快捷方式。快捷方式的图标如下图所示：

每当我们点击这个快捷方式时，它都会直接打开一个新的Outlook窗口，并新建一封电子邮件。这封邮件将包含从特定电子表格转换的PDF文件，并且电子邮件的主题行将显示Excel工作簿的名称。当我们不断更新电子表格中的数据，将相关数据保存为不同的PDF，并通过电子邮件发送给不同的人时，这种方法是最好的。此外，我们每次都可以使用不同的电子邮件地址作为收件人。如果我们想保存这个PDF文件，我们可以从电子邮件中下载附件。

方法5：一键保存或转换为PDF文件

这种方法非常简单，可以快速地将Excel文件保存或转换为PDF文件。从技术上讲，这种方法不是一键方法。该方法包括一些简单的步骤，比我们上面讨论的方法更容易遵循。此外，这种方法不需要在设备上安装MS Excel软件。

许多在线网站和离线软件可以帮助我们将Excel文件保存为PDF文件。其中一个受欢迎的选择是 iLovePDF 。

iLovePDF是一个在互联网上运行的软件工具/服务，它允许我们上传不同的文件并将其转换为PDF。在我们的情况下，我们使用这个服务将Excel文件转换为PDF并保存到我们的设备上。此外，它是免费使用的，并带有许多与PDF相关的其他功能。

让我们讨论创建Excel文件的PDF版本并将其保存到本地存储的所有步骤：

步骤1 ：首先，打开Web浏览器（如谷歌浏览器、Firefox、Edge等）并使用以下链接导航到“iLovePDF”的官方网站：

https://www.ilovepdf.com/

它将打开一个看起来像下面图片的网页：

步骤2： 接下来，我们需要找到标题为 ‘Excel转PDF’ 的方块，并点击它以跳转到下一页：

步骤3 : 在下一页中，我们需要使用下面显示的按钮选择Excel文件/文件：

步骤 4 : 一旦我们选择了文件，一个新的按钮 Convert to PDF 将出现。我们需要点击此按钮：

点击按钮后，转换过程将自动开始。根据文件大小，可能需要一些时间，因为文件将会被上传到服务器上然后进行相应的转换。

步骤5 : 最后，我们需要点击“ 下载PDF ”按钮，并选择要保存文件（转换后的文件）的位置。

这种方法最适合那些没有安装Excel但有Excel文件并想将其保存为PDF的用户。

注意：当使用’iLovePDF’工具将Excel文件保存为PDF时，我们不对Excel文件的数据安全负责。强烈建议查阅他们的隐私政策或条款条件，了解’iLovePDF’如何使用上传到其服务器的Excel文件的数据。