Excel 如何使用

MS Excel是由微软提供的一种软件应用程序，用于以数字形式存储数据。Excel在存储数据和执行操作方面都非常好和方便。Excel提供了带有行和列的表格。

注意：Excel表格中总共有1,048,576行和16,384列。

Excel允许用户对数据执行无限操作。甚至您可以将数据存储在云端（OneNote、Microsoft备份存储器）上，因此您永远不会面临数据丢失的问题。使用起来很简单，但不像Tally那样简单。

本章将指导您使用基本和一些高级的Excel操作。

为什么使用MS Excel

了解为什么使用MS Excel非常重要。因此，MS Excel是一种用于存储和整理计算机系统中的数据的软件工具。它提供了一个平台，可以将数据和记录保存在数字形式中。不仅如此，它还允许用户对数据执行各种数学和操作。

您还可以通过登录您的Microsoft帐户将数据保存在线，并在此处备份您的文件。因此，您可以随时随地访问它们。因此，您的数据将始终可用。

它提供完整的

使用MS Excel的好处

MS Excel提供了许多使用它的优势。使用MS Excel，您完全可以改变您存储数据的方式。

• MS Excel将手工录入的数据转换为数字形式。
• MS Excel节省用户搜索数据和任何记录的时间。
• 如果您将Excel表格备份到云端，您可以使用自己的Microsoft帐户随时随地访问它们。
• Excel向全世界的用户提供访问权限。
• 它比手工录入的数据更快，手工录入的数据需要用户花费大量时间来搜索和存储数据。
• 您可以将文件数据保密，并通过锁定文件使用密码保护您的数据。因此，没有您的许可或密码，没有人可以访问文件。
• 它提供基于公式的易于使用界面，因此如果您忘记了公式，可以直接从界面中使用它们。

MS Excel用户的级别

通常，MS Excel用户分为三种类型：

1. MS Excel初学者
2. MS Excel中级用户
3. MS Excel专家

这是MS Excel用户的三个级别，这些级别是根据用户在Excel应用程序中的知识和技能来确定的。

您将学习到什么

在本章中，您将学习Excel的基础知识，如创建Excel文件、存储数据、保存数据、执行基本的数学运算（求和、平均值、最小值、最大值和计数）以及其他一个初学者通常需要的任务。

如果你是一个初学者，你会发现我们从零开始讨论了每一步。因此，即使是第一次使用Excel，你也不会遇到任何问题。详细学习，请参考我们完整的Excel教程。在本章中，你将学习：

• 创建并保存Excel文件
• 进行数学运算
• 最常用的Excel快捷键
• 添加或删除列
• 对Excel表数据进行排序

在计算机系统中搜索Excel应用程序并打开它。目前，它是一个空白的Excel表格，没有任何数据。

我们将创建一个包含产品、价格和购买数量的数据列表。我们还将向其中添加一些数据，并向您展示基本的数学运算。

快捷键

每次进行任务时，如果使用鼠标，会花费时间。因此，这里有一些 快捷键 可以让用户的工作变得简单和快速。

Tab – 使用tab键在Excel中移动到下一个单元格。

Ctrl + A – 使用此快捷键选择整个Excel表的数据。

Ctrl + C – 使用此快捷键复制单元格的数据。

Ctrl + X – 剪切单元格的数据。

Ctrl + P – 使用此快捷键粘贴剪切的单元格数据。

Ctrl + Z – 通常称为 撤消 键，用于撤消在Excel表中执行的操作。

Ctrl + Y – 通常称为 重做 键，用于前进执行在Excel表中执行的动作。

Ctrl + B – 选择文本并使用此快捷键使所选文本加粗。

创建一个Excel表格

首先，我们将创建一个包含 产品名称、价格列表和数量 的Excel表格。为此，你只需要打开Excel表格并输入数据。

注意：选择标题数据并按Ctrl + B键以加粗标题数据。

在Excel工作表的每一列的第一行中，我们提供了表的标题，在下面的行中，我们将根据需要输入数据。

现在，按下 Ctrl + S 快捷键将文件保存到您的计算机系统中。这将带您进入 另存为 页面。

在这里，您可以浏览计算机系统中的文件夹，以选择您想要保存您创建的Excel表的位置。单击 浏览 按钮，在文件夹中搜索。

我们将名为 purchase.xlsx 的文件保存在“文档”文件夹中（这是Excel选择的默认文件夹）。

进行乘法运算

现在，我们将展示如何在Excel数据上进行乘法运算。我们将把 每个产品的单价与购买数量相乘 ，并得到购买产品的总价。

在Excel中，可以使用 PRODUCT() 函数获取单元格的乘法结果。如果您熟悉Excel公式，可以手动输入此函数并提供参数详细信息。否则，请选择单元格，使用此函数以便轻松获得结果。

按照以下步骤进行操作：

1. 转到您想要保存计算得出的乘法结果的单元格。

2. 在Excel菜单栏中导航到 公式栏 选项卡。在这里，在 函数库 部分，您将找到一个 数学和三角形 下拉列表，其中包含所有所需的数学公式。

3. 点击这个Math & Triangle下拉列表，在列表中向下滚动选择 Product 进行乘法。

4. 选择相应的数字单元格号码，将打开一个对话框。如果正确，请按下回车键。

5. 选择的单元格的乘积将在选择的单元格中进行计算后粘贴。您可以在下面的屏幕截图中看到这一点。

6. 同样地，您可以使用其他行数据执行相同的乘积操作。您可以看到我们已经为所有行计算了乘积，并将结果粘贴到相应的单元格中。

此外，在函数库中您还会得到许多其他的内置函数，例如日期和时间、数学、逻辑、财务、最近使用的函数列表等等。此外，Excel还提供了可以应用于文本字符串的字符串函数。

计算列的总和

在Excel中，使用 SUM() 函数来获取单元格/列数据的总和。如果您熟悉这些Excel公式，您可以手动键入此函数并提供参数详细信息。否则，选择单元格，使用此函数并自动计算结果以便使用。

现在，我们将向您展示如何以及在哪里可以使用sum()函数对列执行SUM操作。要计算一列的总和，我们将使用Excel的内置 sum() 函数并获得该列的总和。通过一个示例，我们将详细描述每个步骤。

按照以下步骤进行：

1. 首先，在Excel工作表中打开您的工作表，并选择要计算总和的列的最后一个空单元格。

这个单元格将保留计算得出的总和结果。

2. 在Excel菜单栏中导航到 公式栏 选项卡，您将找到一个 自动求和 选项。

注意：此自动求和列表包含Excel中使用最多的数学公式。您也可以根据自己的使用情况自定义此列表。

3. 单击此 自动求和下拉菜单 按钮，并从列表中选择 求和 函数。相应列的求和将被计算并粘贴到选定的单元格中。

4. 它将自动计算该列中所有相应单元格的总和，如下图所示。

按下 Enter 键以获取所选单元格值的总和。

虽然你也可以指定范围。

5. 总价列的总和已成功计算。请参见以下屏幕截图：

通过按照相同的步骤，您可以找到其他列的总和。

在Excel表中添加或删除列

Excel允许用户在Excel表中添加和删除列。有时，需要在两列之间插入一列以添加更多数据。在这种情况下，Excel允许将新列插入Excel表中。它也不会影响Excel表的其他数据。

在Excel中添加新列

1. 打开Excel表格，并选择您想要在其之前插入新列的列。例如，B列。

2. 将鼠标悬停在所选列上，右键单击鼠标。将会打开一个菜单列表，在此选择 在所选列之前插入 ，以添加一列新的列。

3. 在选择的列之前，将在Excel表格中添加一列。其他列已向右移动在Excel表格中。

我们为新插入的列命名为Type。

从Excel中删除现有的列

现在，我们将删除这一 类型 的列，并向您展示如何操作。

1. 打开Excel工作表，并选择您想要删除的列，即类型（B列）。

2. 将鼠标悬停在所选列上并右键单击鼠标。将打开一个菜单列表，在这里选择 删除 在所选列之前添加一列。

3. 您可以看到 类型 列已成功删除，并且右侧存在的其他列已经向左移动。

排序Excel表格数据

Excel提供 Sort()函数 来按顺序重新排列表格数据。它对存储的数据进行排序。因此，可以更容易地在排列好的Excel表格中找到任何记录。sort()函数允许用户按字母、数字或日期排序数据。

排序数据的步骤

在这里，我们将按照以下简单步骤对整个表格数据进行排序和重新排列数据。

步骤1： 打开您要排序数据的现有Excel表格。在这里，我们将根据价格作为排序参数对数据进行排序。

步骤2： 选择表格的所有数据，使用一个列值对整个Excel表格进行排序。这意味着当一个列的值排序时，它相关的列数据也会被排序。

步骤3： 现在，在Excel菜单栏中导航到 Data 选项卡，在 Sort & Filter组中您将得到一个 Sort 的函数选项。

单击 Sort 选项将会打开一个弹出对话框。

步骤4： 在此对话框中，从列表中选择一个列，根据此列对数据进行排序。我们将选择总价格。

步骤5： 指定排序的顺序，要么 从最小到最大 要么 从最大到最小 ，然后点击 “确定” 按钮。

步骤6： 注意到整个表格数据已经成功根据您的价格列进行排序，其相关数据也已经排序。

同样地，数据可以根据另一个列参数进行排序。