Excel 是什么

MS Excel或Microsoft Excel是世界上使用最广泛的软件程序之一。它提供了各种工具、功能和设施，使该软件在各个行业的全球公司中受到欢迎。因此，有必要了解这款强大软件的基础知识，并开始适当地组织数据。

在本文中，我们讨论了MS Excel或Microsoft Excel的基础知识，帮助我们了解Excel是什么以及如何使用它。

MS Excel介绍

Microsoft Excel是Microsoft Office Suite中最流行的电子表格程序之一。它允许我们以表格的形式记录数据。此外，它还是一个非常有用的程序，可以进行数据分析、添加图表、插入数据透视表、进行计算、宏编程等等。例如，我们可以创建一个Excel电子表格来计算每周支出、生成工资条、进行会计，并通过不同的条件交互式地排序/过滤数据。

由于Excel将数据存储在表格中，因此它有多行多列。通过这种方式，数据得到很好的组织。因此，我们可以轻松地使用Excel工具或不使用Excel工具找到所需的信息。

Excel版本历史

由于Excel是最早的电子表格软件之一，它在不同时间内进行了许多小型和大型的升级。以下表格显示了迄今为止我们收到的各个版本的Excel，包括它们的发布年份：

适用于Windows平台的版本

对于Mac电脑

为什么我们应该学习和使用Excel

我们在某种程度上通常会处理数字数据。这可以是日常开支清单，也可以是我们整个月份使用工资进行的所有交易清单。以有组织的方式存储数据可以帮助我们获得更好的分析结果并做出进一步的决策。微软Excel似乎是记录、存储和分析各种数据的最佳选择，无论是小型还是大型。此外，它还允许我们使用其他几个出色的功能。

下面讨论了一些最重要的好处：

易于存储数据： 我们可以在Excel中保存的信息量主要取决于系统资源和功能。因此，存储在电子表格中的数据没有特定的限制。由于保存数据到Excel没有实际限制，我们可以存储尽需要的数据。

易于恢复数据： 从物理媒体（即纸上的数据）中获取信息的过程很困难，可能需要更长时间。然而，对于Excel来说，这不是一个问题。数据的筛选非常容易，我们可以快速从保存在Excel中的数据中获得任何特定的信息。因此，在Excel中查找或恢复信息非常容易。

应用数学公式： MS Excel还允许我们在数据上使用各种内置或自定义公式。这使得复杂的计算变得轻松且不太耗时。这样，通过应用数学公式，数据计算变得更加可管理。

更安全： 在Excel中保存的数据可以使用密码进行保护。这最终帮助我们保护数据。此外，几乎没有丢失此类数据的可能性。然而，如果数据写在纸上，则不够安全，因为数据保存在Excel中。

更受欢迎： MS Excel目前是最受欢迎和广泛使用的电子表格软件。许多公司、小企业和组织都在使用它。学习这个软件可以提供出色的就业机会。

数据集中： 以前，数据存储在多个注册表中，需要多个架子。现在，我们可以将不同类型的数据保存在单个MS Excel文件中的多个工作表中。

轻松共享数据： 共享保存在Excel中的数据比在注册表或纸上书写的数据更容易。我们可以在最短时间内通过电子邮件或其他数字手段共享Excel文件。

清晰简洁的用户界面： 由于Excel是一家领先公司的最古老的电子表格软件之一，它经历了多次更新。保存在Excel中的数据易于阅读和理解。此外，用户界面清晰简单，使得该软件易于学习。

如何启动Excel

在我们的计算机上启动Excel之前，我们必须确保计算机已安装了Microsoft办公套件。这是因为Excel是Office套件的一部分。一般来说，计算机不会预装办公套件。在这种情况下，我们需要获取它并在计算机上安装它。

获取办公套件有两种方法。我们可以从授权的计算机商店购买，或者从Microsoft官方网站下载并购买其许可证密钥。一旦我们有了密钥和Office套件安装程序，我们可以在线安装和激活它，然后开始使用。

启动Excel程序与在Windows上运行其他程序类似。因此，一旦我们的计算机上安装了Office套件，我们可以按照下面讨论的步骤启动Excel：

• 首先，我们需要点击 ‘开始’ 按钮。
• 接下来，我们需要导航到 ‘所有程序’ 并选择 ‘Microsoft Office文件夹’ 。
• 然后，我们必须找到 ‘Excel’ 并双击它以启动它。

或者，我们可以使用搜索选项来启动它。这种方法更快，即：

• 首先，我们需要点击 ‘开始’ 按钮。
• 接下来，我们需要点击 ‘搜索框’ 并在其中输入 ‘Excel’ 。
• 完成上一步后，我们将看到所有与文本“Excel”相似的程序和文件。然后，我们可以点击 ‘Microsoft Excel’ 来在Windows上运行Excel。
  

理解Excel用户界面

了解Excel用户界面的主要部分是至关重要的。这有助于我们了解Excel中的工作区域并开始在其上工作。

下图显示了所有重要的Excel部分，包括公式栏、行、列、单元格、工作表标签等。

让我们简要讨论一下一些基本术语：

什么是工作表

Excel工作表被定义为行和列的集合，共同构成一张表格。我们可以在工作表中插入图表、形状和其他支持的对象。它也被称为电子表格和Sheet。

什么是工作簿

Excel工作簿是包含工作表和相关对象的主文件。

什么是行

行是存储在表格中的水平数据记录。每行都有一个唯一的编号，从1开始。

什么是列

列是存储在表格中的垂直数据记录。每列都有一个唯一的编号，从字母A开始。

什么是单元格

行和列的交叉区域被称为单元格。这是我们用来输入数据的区域。每个单元格都有一个唯一的地址，由代表列的字母和代表行的数字生成。

了解功能区

功能区通常位于Excel的顶部。它包含了各种快捷方式，我们可以用来在Excel中执行命令。命令指的是用户想要执行的操作。例如，创建新文档、打开文档、保存文档、打印文档等命令。

以下图片显示了Excel中功能区的基本选项：

这个功能区是从Excel 2013提供的。然而，对于其他版本来说，也基本相同。

在上面的图中，功能区中显示的组件如下所述：

功能区起始按钮

位于功能区的起始按钮主要用于访问核心命令，如创建新文档，保存现有工作，打印，访问Excel自定义等等。

功能区标签

标签主要用于将各种命令分组在一个小区域内。以下标签位于功能区上：

• 主页： 主页标签主要包括字体大小、字体样式、字体颜色、对齐方式、背景颜色、不同的格式选项和样式、插入或删除单元格以及编辑选项的快捷方式。
• 插入： 插入标签主要包括表格格式和样式、插入图片、图表、图形、页眉/页脚选项、方程式和符号的快捷方式。
• 页面布局： 页面布局主要包括主题、页面设置、主题方向等的快捷方式。
• 公式： 公式标签包含帮助我们在表格中插入公式并得出结果的选项。由于我们可以在Excel中放入大量数据，使用公式可以更快地进行相关计算。
• 数据： 数据标签包含帮助我们从网络中插入外部数据和筛选选项的快捷方式。此外，它还提供了几个数据工具。
• 审阅： 审阅标签提供对Excel工作表进行校对的命令（如拼写检查）。此外，用户可以使用此标签下的选项添加评论。
• 视图： 视图标签包括几个选项，允许我们以不同的方式查看Excel表格。可以在此分类下找到缩放或调整窗格排列的选项。

功能区

功能区通常显示在选项卡下方的命令。然而，功能区也包含了在类似的类别中一起显示的各种命令。例如，在功能区的对齐类别中，包含了对齐不同样式所需的所有必要命令。

自定义Excel环境

虽然Excel包含了所有快捷方式，位于不同的选项卡中的功能按钮，但我们还可以根据自己的选择添加/插入选项。默认的快捷方式对于日常用户来说已经足够了。然而，经常使用Excel的用户可以根据需要自定义Excel整体环境，并提高工作效率。

下面讨论了Excel中的重要自定义选项：

自定义功能区

自定义功能区是自定义Excel的首要任务之一。Excel允许我们隐藏/显示功能区选项卡和选项卡中的快捷方式。除此之外，我们还可以从设置中向Excel中添加所需的选项卡/选项。

启用/禁用默认选项卡

要在Excel中隐藏/显示选项卡或选项，我们需要按照以下步骤进行：

• 首先，我们需要单击 “文件” 选项卡，然后从中选择 “选项” 。
  

• 在下一个屏幕上，我们将看到“Excel选项”的窗口。在这里，我们需要从左侧面板中选择 “自定义功能区” 选项。
  

• 在此之后，我们将看到右侧的所有主选项卡的列表。每个选项卡都包含一个方框和其名称前面的“加号”。我们可以在我们希望在功能区显示的选项卡的方框上打勾或选择。此外，如果要隐藏/显示选项卡内部的命令，我们可以单击“加号”，然后相应地选择方框。
  

• 配置完设置后，我们需要单击 “确定” 按钮，更改将立即生效。
  

添加自定义选项卡

我们可以使用以下步骤在Excel中添加带有所需快捷方式/命令的自定义选项卡：

• 首先，我们必须在功能区上 右键单击 ，然后从列表中选择 “自定义功能区” 。
  

• 接下来，我们需要单击 “新建选项卡” 按钮。
  

这样做后，我们将看到“新选项卡（自定义）”的文本添加到主选项卡下面。

• 然后，我们需要从列表中选择“新建选项卡”，并点击“重命名”按钮。我们可以使用任何所需的名称来命名新选项卡。在我们的例子中，我们使用“javaTpoint”作为新选项卡的名称。
  

• 在新选项卡中，我们会看到文本 ‘新建组（自定义）’。 这个组允许我们将所需的命令添加到其中。我们还可以使用 ‘重命名’ 按钮根据自己的选择来重命名这个组。在我们的例子中，我们将文本 ‘我的命令’ 用作组名。
  

• 创建完选项卡和组后，我们必须将所需的命令添加到其中。我们需要从屏幕中部的列表中选择命令，然后点击 ‘添加’ 按钮将它们添加到新组中。在我们的例子中，我们在创建的组中添加了’打印’命令。
  

• 最后，我们必须点击 ‘确定’ 按钮以应用更改。
  

自定义颜色主题

默认情况下，Excel 使用的是白色主题。但是，我们可以从设置中更改为深灰色或浅灰色。要更改 Excel 的颜色主题，我们需要按照以下步骤进行操作：

• 首先，我们需要点击 ‘文件’ 选项卡，然后从左侧面板中选择 ‘选项’ 。
  

• 接下来，我们必须选择 ‘Office 主题’ 选项，位于标题 ‘个性化您的 Microsoft Office 副本’ 下方。
  

• 然后，我们需要从下拉列表中选择所需的颜色方案，然后点击 ‘确定’ 按钮以应用更改。
  

注意：需要注意的是，同样的颜色主题将应用于所有办公产品，例如 Word、PowerPoint 等。

自定义公式设置

可以自定义Excel中公式的设置。可以通过在Excel选项窗口的左侧找到 ‘公式’ 选项来完成。可以通过导航到 **文件 >选项 ** 来访问Excel选项。它的外观如下所示：

在这里，我们可以更改与公式计算、性能和错误处理相关的设置。根据要求，我们只需要勾选/取消勾选复选框。在标记复选框后，必须点击“确定”按钮，否则设置将不会生效。

自定义校对

自定义校对设置可以帮助我们操作在Excel中输入的文本。更具体地说，我们可以更改设置来控制Excel如何纠正和格式化我们的文本。通常包括词典语言、自动纠正和单词建议的选项。

要自定义校对设置，我们需要从“Excel选项”左侧面板中点击“校对”。它看起来像这样：

自定义快速访问工具栏

将快捷方式添加到快速访问工具栏可以帮助提高 Excel 任务的工作流程。 我们可以使用以下步骤插入/添加常用快捷方式：

• 首先，我们需要从“Excel选项”窗口上的左侧面板中单击“快速访问工具栏”。
  

• 接下来，我们必须从列表中选择所需的命令，然后单击“添加”按钮。 添加所有所需的命令后，我们需要单击“确定”按钮。
  

自定义保存设置

我们可以为保存文件时的文件格式自定义默认设置，启用/禁用文件自动恢复功能（如果计算机意外关闭），等等。

要自定义保存设置的选项，我们需要单击“Excel选项”左侧面板上的 “保存” 。它看起来像这样：

类似地，我们还可以自定义Excel的其他设置。所有核心设置都位于“Excel选项”窗口上。

Excel快捷键

Excel是一款功能强大的电子表格软件，具有多种出色的功能。它允许我们使用许多键盘快捷键快速执行操作。

下表显示了Excel中使用的一些重要快捷键：

注意：使用功能键（F1、F2、F3… F12）时，我们可能需要通过在键盘上按下“Fn”键来先激活它们。然而，并非所有键盘都需要这样做。

Excel文件扩展名

Excel支持几乎所有用于电子表格文档的流行文件扩展名。由于有多种扩展名支持，我们可以根据需要保存我们的文件。

以下表格显示了一些在Excel中可用的重要文件扩展名：